Otto and Sons Industries (OSI) ist ein amerikanischer Nahrungsmittelkonzern mit Hauptsitz in Aurora bei Chicago. In Deutschland ist die OSI-Gruppe an 6 Standorten vertreten, die größten Niederlassungen befinden sich in Günzburg und Duisburg.

Bei OSI in Deutschland bedürfen größere Investitionen der Genehmigung eines Investitionsantrages durch die entsprechenden Vorgesetzten (Fachvorgesetzter, Bereichsleiter, Geschäftsführer). Im Rahmen des Antrags wird die Investition begründet und das bereits vorselektierte beste Angebot beigefügt. Ist der Investitionsantrag von allen vorgegebenen Instanzen genehmigt, so kann die Investition vom Antragsteller getätigt werden.

In der Vergangenheit wurde der Investitionsantrag vom Antragsteller in Papierform ausgefüllt und zur Genehmigung an den ersten Unterzeichner gegeben. Nach der Freigabe des Antrags erfolgte die Weiterleitung an den nächsten Abzeichnungsberechtigten. War der Investitionsantrag durch alle Vorgesetzten freigegeben, wurden die Unterlagen wieder an den Antragsteller übersendet und die Bestellung konnte erfolgen. Nach Abschluss des Bestellprozesses wurde der Antrag an die Buchhaltung übergeben und dort abgelegt.

Dieser Prozess erforderte oft sehr lange Laufzeiten von Antragstellung bis zur Genehmigung der Investition, da die Abzeichnungsberechtigten an unterschiedlichen Standorten tätig sind oder es aufgrund von Dienstreisen zu längeren Wartezeiten kam.

Die Herausforderung für die Berater der TQsoft lag vor allem in der Reduzierung der Komplexität des Investitionsantrages. Das Ziel war die Verkürzung der Laufzeit und somit die Beschleunigung des Beschaffungsprozesses.

Im Rahmen des Beratungsprojektes wurde ein Workflow entwickelt, der den gesamten Prozess im Informer abbildet.

Heute erfolgt die Genehmigung eines Investitionsantrags durch einen Mausklick. Jeder Antrag kann mehrere Genehmigungsstufen, z. B. in Abhängigkeit von der Art des Investitionsguts oder des Standortes durchlaufen. Beispielsweise kann ein Genehmigungsprozess bei einem Teamleiter beginnen und mehrere Stufen bis zum Geschäftsführer passieren. In jeder Stufe der Genehmigung fällt die Entscheidung, ob der Investitionsantrag abgelehnt oder freigegeben wird. Hat ein Antrag alle Genehmigungsstufen durchlaufen, so gilt der Investitionsantrag als genehmigt und der Antragsteller wird automatisch per Mail über die erfolgte Freigabe des Investitionsantrages informiert.

Die neue Lösung bietet besondere Key-Features.

So ist es aus jeder Genehmigungsstufe möglich Rückfragen an den Antragsteller zu richten. Nach der Beantwortung geht die Nachricht direkt wieder an die entsprechende Genehmigungsstufe, aus welcher die Rückfrage stammte.

Auch den Unterzeichnern wird mehr Komfort geboten, denn bei Eingang eines neuen Investitionsantrags wird dieser per E-Mail benachrichtigt und der Antrag kann direkt aus der E-Mail heraus genehmigt werden.

Zudem können Prozesse dieser Art bei Bedarf durch das Annehmen und Ablehnen mittels Blackberry gesteuert werden.

Erfolgt die Freigabe des vorliegenden Antrags nicht innerhalb von drei Tagen, so erinnert ein Reminder an die noch ausstehende Genehmigung.

Als weiteres Feature wurde ein Reporting eingerichtet, welches Auswertungen der Verwaltungsprozesse z. B. nach Investitionssummen, Durchlaufzeiten oder Standorten ermöglicht.

Die Abbildung des Investitionsantrags im Informer hat die Genehmigung von Investitionsanträgen bei der OSI-Gruppe erheblich beschleunigt und die Komplexität von Seiten der Anwender beträchtlich reduziert. Die Performance aller Geschäftsprozesse, bei denen Investitionen eine Rolle spielen hat sich dadurch deutlich verbessert.

• flexible Lösung
• gesamter Prozess in einem System konsolidiert
• Rückfragen sind schnell und einfach möglich
• Mitteilung und Erinnerung an Prozessbeteiligte
• Annehmen und Ablehnen von Anträgen mittels Blackberry
• einfaches Gesamtreporting
• für zukünftige Anforderungen leicht anpassungs- und ausbaufähig

• Projekte
• Produkte
• infoScreen
• Mitarbeiter-Extranet - Sana TGmed
• Kundenportal - PWD
• Wissensmanagement - Ingenics
• Patientenanmeldung - Josephium